Bedrijfsuitje zelf organiseren of uitbesteden?

Bedrijfsuitje? Zelf organiseren of uitbesteden?

Als je plannen hebt voor een bedrijfsuitje kun je het uitbesteden of zelf organiseren. In beide gevallen kost het tijd en geld. Bedenk dat ook als je het zelf gaat doen er vrij veel tijd mee gemoeid gaat.

Hieronder volgt een checklist met punten waar je zoal op kunt letten. Niet alles zal nodig zijn maar dat hangt natuurlijk af van het soort evenement of bedrijfsuitje.

Heb je vragen? stel je vraag vrijblijvend via de mail.

Doelstelling formuleren:

  • Wat is de aanleiding om het evenement te organiseren?
  • Bepaal het doel van het evenement of uitje het liefst in termen van wat de deelnemers wensen of willen gaan beleven: gezellig samenzijn, samenwerking verbeteren, nieuwe medewerkers introduceren, jubileum, onderlinge sfeer verbeteren, avontuur, ontdekken enz.
  • Wat wil jouw bedrijf of organisatie bereiken met het evenement?
  • Maak een keuze voor het soort evenement: sportief, actief, creatief, educatief.

Zelf organiseren of uitbesteden?

Is er voldoende tijd, kennis en ervaring binnen de organisatie om het evenement zelf te organiseren?

Is er voldoende budget om het uit te besteden of om delen van het evenement uit te besteden?

Briefing uitgangspunten

De uitgangspunten voor het evenement zijn het meest makkelijk te bepalen. Deze punten zijn altijd nodig of het evenement uitbesteed wordt of wanneer u het zelf organiseert.

  • Geef een beschrijving van de deelnemers: samenstelling man/vrouw, leeftijd, functies
  • Aantal deelemers
  • Zijn er deelnemers met een fysieke beperking, dieet of medicatie?
  • Datum en duur van het evenement in dagdelen
  • Welke tijd van het jaar – denk aan buitenactiviteiten ja/nee
  • Locatie of regio/provincie
  • Beschikbare budget of totaalbedrag of per persoon
  • Is een eigen bijdrage aan de orde?
  • Inventariseer welke evenement ervaring de deelnemers in het verleden opgedaan hebben om te voorkomen dat er teveel doublures ontstaan.
  • Speelt duurzaamheid een rol en/of milieu verantwoord ondernemen?

Locatie

De gekozen locatie dient aan te sluiten bij zowel het budget als bij de beleving die het evenement moet oproepen.

  •  Sluit de aard van de locatie aan bij het doel van het evenement: low-profile, high-profile, stedelijke of landelijke setting enz.
  • Diversiteit en grootte van de zalen, vergaderruimtes
  • Zijn er overige activiteiten die mogelijk geluidsoverlast kunnen veroorzaken?
  • Aanwezigheid van technische voorzieningen: beamer, projectiescherm, flip-over, computers etc.
  • Bereikbaarheid van de locatie en parkeergelegenheid
  • Benodigde reistijd en duur
  • Bereikbaarheid met openbaar vervoer gewenst?
  • Sanitaire voorzieningen en hygiëne
  • Service en dienstbaarheid van het personeel – snelheid met reageren
  • Veiligheid en vluchtroutes
  • Culinaire mogelijkheden en kwaliteit
  • Garderobe, verwarming, schoonmaak
  • Overnachtingskosten
  • Bezoek de locatie van te voren

Vervoer

Het soort vervoer dat men kiest maakt eveneens deel uit van de op te roepen beleving. Uiteraard speelt ook hier het beschikbare budget een rol.
Bij het inhuren van speciaal vervoer is het zaak het gekozen vervoersmiddel vooraf te checken op deugdelijkheid, uitstraling en properheid. Leg start- en eindtijden schriftelijk vast evenals de te maken route.
Houd rekening met een forse uitleveringstijd met het huren van fietsen. Wil je een boot huren check dan vooraf de aanleg- en afmeer plaatsen.

  • Eigen vervoer
  • Openbaar vervoer en de aansluiting hiervan op de locatie
  • Touringcar, groepsvervoer
  • Speciaal vervoer: oldtimers, Amerikaanse schoolbus, Engelse open toppers enz.
  • Fietsend, wandelen enz.
  • Combinatie van vervoersmiddelen
  •  Eventuele beperkingen of belemmeringen voor de deelnemers

Programma inhoud

Het programma vormt de kern van het evenement. Het is feitelijk de ‘grondstof’ van het evenement die verwerkt wordt door de deelnemers.

  • Zorg voor een duidelijk inleiding, kern en staart
  • Voldoende afwisseling in het programma- met werkvormen: luisteren en doen, actief en passief, experimenteren en ervaren.
  • Sprekers: wie, waar, wanneer, hoelang en de kosten daarvan. Werk met bekende sprekers.
  • Vermaak en amusement: actieve onderdelen ter ontspanning en vermaak
  • Eventuele terugkoppeling van amusement met het inhoudelijke doel van het programma – wat dient het amusementsdeel op te leveren?
  • Inkoop van materialen
  • Begeleiding
  • Veiligheid, fysieke aandachtspunten
  • Aan- en afvoer van materialen
  • Duur van het amusementsdeel ten opzichte van de rest van het programma
  • Specifieke benodigdheden: schrijfwaren, extra kleding, drukwerk, vervoersmiddelen, routes, bewegwijzering, opdrachten

Aanvullende en ondersteunende punten

  • Schoonmaak
  • Bloemen en decoraties/groen
  • Foto- en videoreportage
  •  Drukwerk
  • Relatiegeschenken
  • Attentie voor sprekers
  • Attentie voor deelnemers
  • Herinneringsmarkering van het evenenement
  • Verzekeringen
  • Vergunningen
  • Milieu aspecten/afval
  • Opbouw- en afbraaktijden van ingehuurde bedrijven
  • Deadlines

Financiën

  • Beoordeel offertes op duidelijkheid en eerlijkheid
  • Hoe om te gaan met vaste posten, stelposten en pro memorieposten?
  • Leverings- en betalingsvoorwaarden
  • Annuleringsmogelijkheden
  • Verzekeringsmogelijkheden
  • Inclusief en exclusief b.t.w.
  • Is fiscale aftrek mogelijk?

Evaluatie

  • Algehele indruk
  • Is het doel bereikt, zoja in welke mate- benoem de meerwaarde
  • Verbeterpunten/aandachtspunten
  • Eventueel bedankjes naar ingehuurde bedrijven, artiesten en sprekers
  • Nacalculatie of financieel eindverslag
  • Gebruik de ervaringen van het evenement en de behaalde meerwaarde om er van te leren – wat heeft het ons opgeleverd, wat kunnen we er mee in de toekomst?
  • Doe verslag van het evenement in de bedrijfskrant, social media, personeelsblad of (digitale) nieuwsbrief.

Lees ook:

Heb je aanvullingen stuur ze vrijblijvend via de mail!

Graag tot ziens

Dolf Houtman

inventarisatieformulier-bedrijfsuitje-buitengewoonevenementen